Архив Галактики

Проблема электронного документооборота. Чья это проблема?

Блог тренера / 07.10.2010

Попробовав на своей школе/коллективе какую-либо из технологий мозгового штурма (см. об этом пост), всегда сталкиваешься с наличием разных, часто полярных, позиций в коллективе. Причины такого расслоения наглядно представлены в посте Бориса Ярмахова Зачем нужны критики?

Все зависит от того, к какой, из описанных групп, я сам себя отношу: "инноваторам", "сочувствующим", "доброжелательным прагматикам", "консерваторам" или "критикам", ведь из разных позиций и формулировки проблем одной группы/тематики будут очень различаться. Следовательно, и степень принятия конкретных проблем участниками игры будет очень разная. А как известно, "ничьих" проблем просто не бывает. То есть, проблема, не принятая мной, как личная, собственная, и не будет подталкивать меня к поиску решения. Если я сам идентифицирую ее, как проблему учеников, администрации, родителей, "Интернета", конкретной группы инноваторов в моей школе, но не свою...

Для примера рассмотрим проблему отсутствия/недостаточно развитого документооборота в школе.

Чья это проблема?

Прежде всего - это проблема администрации, а еще точнее - завучей и заместителей директора по имеющимся в школе направлениям работы. С первого взгляда, действительно так, ведь это их "епархия": планы, объявления, распоряжения, документация, отчетность и т.д. Они больше других страдают от "бумажных завалов", низкой культуры делопроизводства у учителей и, увы, недостаточной исполнительности отдельных членов коллектива. Именно так выглядит это проблема с точки зрения администратора.

Но если попросить прокомментировать "проблему документооборота" учителя, то в его исполнении она может выглядеть уже совсем по-другому. Учитель будет оперировать фразами "чрезмерный объем ненужных бумажек", "слишком строгие правила оформления", "необоснованные придирки администрации - ну задержалась немного со сдачей, я же не бездельничала, в конце концов...?".

Есть еще третья позиция - извне школы. Ее могут занимать любые внешние наблюдатели: начальство из департамента, родители, общественность. Для них важно - наличие/отсутствие публичной информации, формирующей "картинку о работе школы". Желательно, чтобы она была максимально объективной. Часть этой объективной картины складывается из цифр и других показателей все той же отчетности: статистики, самоанализов, результатов анкетирования и др.., то есть напрямую зависит от степени налаженности школьного документооборота. Но, не являясь членами коллектива школы, внешние наблюдатели тоже вряд ли будут считать эту проблему "своей".

Кому же решать эту проблему? С разных сторон - всем... И инновационное решение в виде организации электронного документооборота, которое обязательно будет многоступенчатым и включит в себя целую программу мер, принимать и исполнять придется тоже всем. Осознать, что без этого проблема, какой бы разноплановой она не казалась нам, все же есть, и что она на самом деле - общая.

Попытаться посмотреть, как структурировать рассматриваемую проблему... В чем, так сказать, подводная часть айсберга?



На приведенной выше схеме хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка). Начиная с обсуждения и преобразования одной ситуации в начале периода, выходим на новый виток проблем в конце его...

Дело в том, что проблема внутришкольного документооборота - это целый "пучок" проблем разного характера (пока не систематизированных):

• проблема неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
• проблема отсутствия навыков работы с документами у учителей;
• проблема низкой скорости оборота;
• проблема отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
• проблема внесения изменений в документы;
• проблема "сведения" информации из разных документов в один;
• проблема хранения;
• проблема организации доступа к документам;
• проблема обратной связи при проверке документов;
• проблема организации совместной работы над одним документом.
  .....