Архив Галактики

Год школы с GApps: изменения в рабочей среде и управлении организацией

Блог тренера / 08.09.2013

Часть 4 (продолжение).
Начало: Год школы с GApps: что показывает статистика? и продолжение: Год школы с GApps: новые образовательные практики, коммуникация и взаимодействие учителей, Год школы с GApps: рост ИКТ-компететности и новые формы обучения учителей

В этом посте - продолжение рассказа о годовом опыте работы школьной организации в GApps. В частности, о том, какие изменения благодаря новым технологическим решениям произошли в рабочей среды школы. И о том, как меняются методы управления школой в такой среде, какие открываются дополнительные возможности.

Основа для тех изменений в рабочей среде школы, которые сейчас уже можно наблюдать и зафиксировать, закладывалась в течение 3-х лет, многие их тех возможностей, которые предоставляет GApps, мы активно использовали и раньше, работая с обычными гугл-аккаунтами. Именно тогда мы создали базу электронного документооборота и информационного обмена, см. для примера ранние публикации:

Тем не менее, с переходом школы на GApps у нас появились новые возможности, которые облегчили работу школьных администраторов, сделали ее более удобной, одновременно снимая нагрузку с учителей.

Ecли вернуться к августу прошлого года, то первым важным публичным шагом, конечно же, была презентация проекта на Педсовете школы.
Этому предшествовала скрытая от глаз непосвященных подготовка: 1. техническая работа в среде управления доменом, 2. работа по созданию и подготовке первичного пакета документов по переходу.

Несколько шагов, которые обеспечили условия для успешного внедрения инновации:

Разделение ролей и ответственности внутри школы;
Разработка внутришкольных положений и документов;
Создание руководств пользователей по работе с интернет-сервисами и службами GApps;
Разработка и публикация в общем доступе шаблонов рабочих листов и сайтов;
Постоянное обучение и консультирование учителей.

Пример разработанного документа

Изменения в рабочей среде

Безопасность и комфорт

Прежде всего, это следствие авторизованного именного доступа, когда каждый участник действует в среде под своими именем и фамилией, и все следы его деятельности (работа с почтой, календарем, сайтами, создание, просмотр, внесение изменений и комментариев в общие документы и другие действия в рабочей среде). Они также маркированы именем конкретного участника школьной Gapps. Безусловно, это снимает большую нагрузку с администраторов (в виде контроля за исполнением), поскольку ответственность за собственные действия в среде теперь лежит на самом участнике взаимодействия.
Подобные условия, повлекшие изменение организационных регламентов и всей школьной среды, не могут не влиять на поведение всех участников, побуждая их, во-первых, к большей самостоятельности, и во-вторых, к большей ответственности.

Автоматизированная отчетность

Технологии автоматизации могут быть использованы для сбора и анализа данных, а также интерпретации полученных результатов. К ним, прежде всего, относятся современные инструменты аналитики - работы с данными по всем областям и направлениям школьной работы.
Среди удобных усовершенствований здесь нельзя не упомянуть организационные шаблоны. Они относятся к инструментам электронного документооборота, служат средствами сбора отчетности.
Организационный шаблон - это форма/документ, разработанный для решения конкретной задачи и требующий минимального изменения (внесения) информации:

обладает четкой структурой, его построение логично, цели ясны;
имеет возможности быстрого редактирования и автоматического изменения;
требует минимального времени для заполнения;
универсален (есть возможность коррекции шаблона под свои потребности);
логичен, понятен и практичен в использовании;
не содержит лишних разделов и некорректных формулировок вопросов/названий разделов;
имеет удобное расположение информационных блоков;
содержит подробные и понятные правила или краткие инструкции по заполнению;
ммеет удобный интерфейс, содержит читаемый шрифт и уместный дизайн;
содержит встроенные формулы для обработки количественных данных и инструменты их визуализации (при необходимости).

Хороший шаблон должен работать на упрощение работы с документацией. Автоматизация отчетности нужна для уменьшения времени, необходимого для анализа и принятия решений, стандартизации школьной документации, представления информации в форме, удобной для дальнейшей обработки. Благодаря организационным шаблонам, нам стало легче систематизировать разнообразные данные, существенно упростился их анализ. Удается также решать проблему корректного заполнения документации со стороны персонала и организовывать коллективную работу учителей за счет облегчения доступа к документах и быстрого обмена данными.

Организационные шаблоны по назначению

журналы посещаемости кружков;
бланки отчетности учителей-предметников и классных руководителей;
бланки самоанализа учителей;
шаблоны и схемы для проведения развивающих бесед;
анкеты и опросники персонала, учеников и родителей;
таблицы результатов конкурсов и олимпиад;
таблицы оценивания учебной деятельности учащихся;
шаблоны резюме и рецензий на работы учеников;
шаблоны протоколов заседаний;
шаблоны постановлений и приказов;
документы для организации совместной деятельности какой-либо группы или подразделения, например для работы служб поддержки - психолога и социального работника;
и другие.

Обратная связь

Чтобы проверить, например, помогают ли шаблоны в документах Google, создаем опросы и проводим анкетирование учителей на предмет удовлетворенности рабочей средой школы, которая теперь имеет все более увеличивающийся виртуальный компонент, наряду с физическим (оборудование, условия труда и т.д.). Молниеносно, то есть, практически в первые часы после публикации и распространения опросных форм, их заполняют около 70% учителей. Это тоже очень неплохой показатель, характеризующий работу каналов обратной связи. Судя по результатам анкет, рабочей средой школы учителя, в основном, удовлетворены.

Сбор информации с применением интерактивных опросных форм настолько прижился в нашей школе, что практически каждое мероприятие или событие завершается онлайн-опросом участников, не говоря уже о традиционных опросах удовлетворенности или использовании анкетирования для самооценивания, которые запускаются периодически (обычно, в конце учебного года).

В опросах участвуют не только учителя, но и ученики, и их родители. Анкетирование проводят администрация школы, службы социально-психологической поддержки, классные руководители, учителя-предметники, и, конечно, ученики (например, в своих исследовательских проектах). Результаты опросов в виде статистики чаще всего публикуются на внутришкольном сайте (виртуальной учительской) или в группах рассылки (если, конечно, это входит в планы авторов опроса). Очевидное преимущество использования опросных форм в том, что, кроме числовых данных, получаемых с помощью организационных шаблонов, в таблицах ответов можно познакомиться с "живым мнением", которое невозможно усреднять или нормировать, но очень важно учитывать в дальнейшем планировании.

Итоги

Итак, спустя год работы школы в GApps можно подвести итоги. Не все, наверное, что могли сделать за год, мы успели, но изнутри организации нам хорошо заметно, как переход школы на облачные сервисы GApps обеспечил более быстрый и удобный доступ к технологическим/образовательным ресурсам, улучшил возможности для коллективной работы учителей, учеников, совместной - тех и других. В процессе работы в среде упорядочились и систематизировались "потоки" и "места" для школьного документооборота, все время уточняются и улучшаются организационные и опросные формы/шаблоны. Поскольку бОльшая часть рутинной работы ушла в электронные формы, высвободились ресурсы для творческой и продуктивной деятельности учителей. Теперь, когда вопросы обеспечения базовой ИКТ-грамотности и преодоления цифрового барьера решены, у учителя есть свобода для занятий проектированием учебных сценариев, для создания качественных учебных материалов и более целевого использования новых веб-инструментов.

С точки зрения управления школой особенно важно, что технологии помогают изменять организационные регламенты. Многие процессы упростились. Распространение информации стало адресным и более быстрым, отчеты и документы, собирающие общую статистику, стали полнее и качественнее, а планирование - точнее.

Но, пожалуй, самое важное, что само участие и опыт работы в такой среде как GApps - это сетевой опыт, которого вне школы у некоторых учителей, да и учеников, могло до этого и не быть. Умение решать рабочие и учебные проблемы и задачи сетевым, коллективным, способом - это тоже для многих эксперимент. Первый год нашего эксперимента закончился тем, что нам всем коллективом удалось обжить общее информационное и сетевое пространство, изучить и освоить его основные инструменты, выработать формальные и неформальные правила поведения и взаимодействия.
Теперь перед нами стоит задача развития школьной ИОС...