Архив Галактики

Корпоративная информационная культура: используем Exchange Календарь в Office 365

MikholapEL's Блог / 15.02.2015

Продолжая разговор о информационной культуре учителя, акцентируем внимание на планировании профессиональной деятельности в электронном виде.

Реализуя проект "Корпоративная информационная культура", мы остановились на программной среде Outlook web app, входящей в Office 365. Данная среда позволяет создавать и отслеживать мероприятия в календаре. Exchange Календарь – это сервис для планирования встреч, событий, дел с привязкой к дате и времени.



Следует отметить, что сначала нужно проверить настройку времени и часового пояса во избежание в последующем временных несостыковок. Сделать это достаточно просто. В параметрах Office 365 (значок шестеренки) на вкладке «Региональные» установить ваш часовой пояс и обязательно сохранить изменения.



Exchange Календарь позволяет создать три типа событий: встреча, собрание и событие на целый день.



Так как проект корпоративный, то при создании мероприятия нам очень легко добавлять участников. Подходы к однотипности аккаунтов описаны в статье о корпоративной электронной почте. Начиная набирать фамилию коллеги, по первым буквам быстро находится нужный контакт. Помимо этого, выбирая место проведения собрания, система предлагает в базе только свободные аудитории. Получается автоматическая переписка-приглашение с помощью электронной почты не только с людьми, но и с кабинетами.



Для удобства пользователя и ускорения процесса заполнения календаря можно установить параметры повтора. Например, тарификационное расписание уроков учителя в школе систематически повторяется каждую неделю. Также можно из такой серии мероприятий отменить отдельное событие. Так в каникулярную неделю уроки можно убрать из плана:



В разделе "Мои календари" можно создавать другие календари, например, календарь для курсового проекта или календарь предметных олимпиад разного уровня. Можно также добавлять и отображать календари других пользователей. Если выбрать отображение нескольких календарей, они объединяются в одном представлении и каждый из них окрашивается в отдельный цвет.



Просматривать свой календарь удобнее, на мой взгляд, в режиме «рабочая неделя», а следить за событиями нескольких календарей – в режиме «день».

По умолчанию созданный календарь виден только владельцу. Для того, чтобы его увидели коллеги, нужно предоставить общий доступ. Выбор коллег, с которыми хотите поделиться планом жизни школы, автоматически формирует письма с приглашением добавить календарь:



Безусловные преимущества использования Exchange Календаря для учителя – простота планирования и доступ с любого устройства, в том числе мобильного, а также визуализация нагрузки и свободного времени. И, как следствие, развитие умений управлять своим временем.

С точки зрения управления образовательными процессом раскрываются следующие возможности:
1) полные сведения о занятости того или иного сотрудника в любой момент времени;
2) отмена еженедельной отчетности администрации перед директором, учителей перед администрацией о выполненной работе;
3) сконцентрированный материал для анализа эффективности использования кадрового ресурса;
4) автоматизация процесса планирования электронного взаимодействия администрации (например, видеоконференции через Lync по подготовке к родительскому собранию в условиях работы на 2 здания) или учителей (заседание методического объединения).

Результатом внедрения станет прозрачность управленческих, учебных и воспитательных процессов, повышение культуры тайм-менеджмента и исполнительской функции сотрудников.