Архив Галактики

Корпоративная информационная культура: используем е-почту Outlook web app в Office 365

MikholapEL's Блог / 31.01.2015

Электронная почта (е-почта) – одна из первых широко распространенных услуг сети Интернет по пересылке сообщений. Фактически сегодня на школьный почтовый ящик приходит от 20 до 40 электронных писем за рабочий день. Среди них письма департамента образования с информацией и отчетностью, рассылки издательств, коммерческие предложения о школьной мебели, строительно-ремонтных работах или организации отдыха детей, бесчисленные предложения организаций и частных лиц с предложением участия в семинарах, конкурсах, выставках, и, как следствие участия, сертификаты и дипломы, а также многое-многое другое. Как не потерять в этом потоке важную информацию? Как организовать процесс оперативного информирования конкретного ответственного педагога или администратора в школе в условиях работы на 2 корпуса? Как сделать этот процесс простым, нетрудозатратным?

Ответы на эти вопросы мы пытаемся найти в организации корпоративной электронной почты сотрудников школы №28 г. Кирова. Реализуя проект "Корпоративная информационная культура", мы остановились на программной среде Outlook web app, входящей в Office 365.


При использовании электронной почты мы определились заранее с тем, в каком виде будут задаваться адреса электронной почты. Наиболее удачный вариант адреса – это фамилия и инициалы сотрудника. Недопустимо использовать почтовые адреса, которые являются вашим ником в чате или каким-либо словом, не относящимся к рабочим задачам. Согласитесь, достаточно сомнительно, чтобы, например, с адреса zubastik@mail.ru вам с полной серьёзностью писали о результатах мониторинга образовательного процесса или об организации дистанционного образовательного конкурса.

Правила составления электронного письма известны. Об этом говорится школьникам на уроках информатики, но можно (и даже нужно) периодически повторять их и взрослым (в нашем случае учителям, администрации, психологам и т.д.). Особенно следует обращать внимание на 2 момента:
- письмо обязательно содержит тему, отражающую суть сообщения;
- файлы-вложения имеют смысловые названия, их содержание «подчиняется» теме письма.


Если это не так… Например, тема и тело электронного письма отсутствуют, а во вложении файлы 184.pdf, 185.pdf, 27-01-2015_14-20-55.zip. Как можно определить, о чем идет речь? Только прочитав. При этом читает всё каждый администратор в школе, что нерационально. На самом деле первое – приказ об электронных журналах успеваемости, второе – о проведении конкурса «Лучший урок письма 2015», третье – постановление о льготном проезде отдельных категорий граждан. Если бы правила составления письма соблюдались, то адресат первого – директор и заместители по УВР, второго – МО филологов, третьего – профком.

Шаблонность в подписях бумажных документов обусловлена делопроизводством. Для деловой переписки по электронной почте вводится также корпоративный шаблон официальных подписей. Указание в подписи координат, по которым с вами можно связаться, не только покажет вашу ответственность и серьёзность, но и послужит визитной карточкой, в которой в любое время можно посмотреть ваши контакты.
Например:

Возвращаюсь к поставленным в начале статьи организационным вопросам.

Очевидно, что подход к работе со школьным ящиком, когда системный администратор «вручную» копирует письма на локальный сервер и раскладывает в папки по дате получения, не способствует оперативности доставки. Печать входящей почты секретарем, ее регистрация в большинстве случаев не нужна. Чтение полностью всей корреспонденции всеми ответственными по направлениям деятельности школы нерационально. При этом поток информации за последние пару лет вырос в несколько раз, и процесс обработки почты стал занимать заметное количество рабочего времени разных сотрудников.

Есть возможность автоматизировать этот процесс - настроить переадресацию с общего школьного ящика на личные корпоративные. Для этого необходимо единожды проанализировать адресатов внешней входящей почты, распределить их между сотрудниками по тематике направлений и технически всё настроить. Несомненно, это даст максимальный результат при условии соблюдения правил составления электронного письма. А небольшая часть оставшихся писем (новые адресаты, неопознанные темы и пр.) всё же будет просматриваться одним назначенным ответственным лицом.

В таких условиях (единого электронного пространства школы, единой программной среды почты, единого подхода к адресам корпоративной электронной почты, единого подхода к делению сотрудников на группы) заведующей кафедрой гуманитарных наук, например, уже не составит труда (или станет возможным ее научить) переадресовать то письмо о конкурсе «Лучший урок письма 2015» своим коллегам из методического объединения. И информация дойдет до конечного адресата в день поступления на школьный почтовый ящик!