Налаживаем электронный документооборот в школе. Последовательность шагов Блог тренера / 16.10.2010 В прошлый раз мы попытались систематизировать проблемы школьного документооборота и информационного обмена в школе. Когда очерчен круг проблем и есть их точные формулировки, можно увидеть, что на самом деле, проблемы у нас могут быть не только с самим документооборотом, а с организацией всей деятельности внутри школы. Эти две области оказываются накрепко связанными в общий узел. Так проблемы документооборота - это еще и проблемы планирования, мониторинга, анализа внутришкольной работы... Возможно, что и проблемы других областей деятельности мы часто не различаем и никак не соотносим с плохо налаженным документооборотом. А напрасно!Лучше всего в этом можно убедиться, взяв какую-то обязательную деятельность, которая есть в любой школе. Возьмем, для примера, составление общешкольного годового плана мероприятий. Как это происходит довольно часто? Инициатива при составлении школьного плана принадлежит, в основном, администрации, планирование осуществляется по принципу «сверху вниз», а сбор информации – «снизу вверх»... Но для школьной жизни это не самый желательный путь, потому что школа - не предприятие, здесь в планировании многое основано на инициативе всех членов коллектива, не обязательно одного только начальства. Есть и другие, побочные проблемы планирования, которые вам назовут, практически, в каждой школе: слабое участие учителей в общешкольном планировании, невозможность "встроиться" со своими частными планами в общий план; планы разных уровней и разных школьных служб (организаторы внеклассной работы, кружки, службы поддержки учащихся) плохо связаны между собой; на составление планов уходит слишком много времени; жизнь вносит коррективы в любой, даже самым тщательным образом скорректированный и согласованный план, а менять готовый план очень трудно! В поиске ответов на организационные и технические вопросы документооборота в школе, можно попытаться найти решения, не одной, а сразу всех перечисленных проблем. Но только если предложить действительно новое решение, которое позволило бы совсем другой уровень доступа и участия в документообороте для всего школьного коллектива. Это решение, прежде всего, - техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документаций. И означает полный/преимущественный отказ от "бумажного" документооборота.Сейчас предлагаются разные средства автоматизации, в том числе, и для школьной документации. Это программное обеспечение, которое позволяет организовать "электронный журнал". Особенностью таких "платформ" являются встроенные дополнительные возможности - для наполнения, хранения, поиска, отбора, использования административной и любой другой информации. Эти решения известны: например, описаны здесь и здесь. Вопрос выбора средств для построения школьной информационной системы очень важен, но не менее важны вопросы вовлечения всего коллектива школы в создание и поддержку этой системы.Поэтому я и захотела рассказать еще об одной возможности, основанной на применении бесплатных веб-сервисов. Это решение - комплексное и системное, но гораздо более гибкое, чем готовый программный комплекс. Оно позволяет именно вовлекать учителей и делегировать заинтересованным группам часть общей работы. И в своей школе мы воспользовались новой возможностью не только для организации документооборота и информационного обмена... Речь идет о целой грозди веб-сервисов с единым "входом" - логином-паролем, позволяющих учителю использовать дополнительные возможности образовательного Интернета. Это Google-аккаунт и почта gmail.com.На первом же занятии курса DigiTiiger (с него мы, собственно, и начали наш проект по реформированию управления школой), все учителя школы создали личные Google-аккаунты. Также каждый открыл для себя новый почтовый ящик на gmail.com, которые тут же начали использоваться в качестве параллельных школьной почте (на тот момент в школе уже была своя корпоративная почта).Планы внеклассных мероприятий по параллелям "отдают" свою информацию в общешкольный план. За счет возможностей дифференцированного доступа к документам и коллективной работы существенно расширился круг участников планирования.Небольшой список тех видов документов, которые были организованы с помощью GoogledocsПримерно на третьем занятии мы начали знакомиться с возможностями работы в сервисе Google-документы. И практически сразу завуч и представители всех других школьных служб стали использовать новые возможности для создания школьной документации по свои направлениям. К ним присоединились учителя, оценившие возможности совместной работы онлайн с коллегами и службами поддержки учащихся.Так мы проработали целый учебный год... В результате можем поделиться нашим планом перехода на электронный инфообмен и документооборот, состоящим из трех основных этапов.I этап. Обучение персонала Создание Google-аккаунтов для всего персонала школы. Обучение учителей работе с документами Google. Организация обучения и постоянного консультирование учителей и администрации, в том числе, онлайн. Разработка инструкций для персонала по работе с электронными документами и их публикация в среде с общим доступом (образец). II этап. Налаживание документооборота и движения информации Разработка концепции документов и шаблонов к ним, создание перечня внутришкольных документов. Организация группы почтовой рассылки Google groups, публикация в ней каталога внутришкольных документов. Организация дифференцированного доступа к документам (позволяет организовать совместную работы в малых группах). Создание общешкольного плана (редактируется в шаблоне Googledocs, публикуется на школьном сайте). Обеспечение документов-планов всех уровней (например, планов внеклассной работы по ступеням обучения) системой взаимных гиперссылок. Создание классными руководителями своей коллекции электронных документов/папок (по желанию они могут предоставить доступ к документам другим целевым группам: психологу, социальному работнику и т.д.). III этап. Получение обратной связи от персонала школы по использованию электронного документооборота (лучше проводить в конце учебного года). Анкетирование учителей, выяснение удовлетворенности по использованию э-документов. Сбор предложений по усовершенствованию документооборота. Внесение изменений. Преимущества работы с электронными документами в среде Googledocs очевидны. Это - доступ персонала школы ко всем необходимым документам и папкам под личным паролем и возможность коллективной работы над документом для всех групп по интересам. В результате повышается не только степень осведомленности всего коллектива школы о событиях школьной жизни, но и степень участия каждого, у учителей появляется больше возможностей влиять на принятие решений. Быстрая обратная связь и автоматическая обработка статистики дают возможность лучше организовать анализ всех направлений работы для проведения внутришкольного оценивания. Если же документы нужны в стандартном виде, у сервиса есть опция экспорта Googledocs в документы Office.Используемые веб-инструменты gmail.com Google groups Google forms Googledocs Презентация "E-документы в управлении школой" Googledocs управление образованием электронный документооборот