Архив Галактики

Система управления школьными проектами - своими руками

biarmicus's blog / 27.09.2016

И в практике школьного управленца, и в работе учителя, работающего с классом, очень часто возникают задачи, так или иначе связанные с управлением проектами. Нужно понять масштаб задачи, разделить ее на составляющие, назначить ответственных, определить сроки выполнения и мониторить ход ее выполнения.

Традиционно такого рода задачи решаются с помощью “гроссбуха” - большой толстой тетрадки, в которую руководитель записывает дела, которые нужно сделать, и “оперативок”, на которые собираются сотрудники, чтобы узнать, кому что поручено и отчитаться за выполненное.

Понятно, что сегодня такой подход к управлению проектами выглядит архаичным. Команды становятся все более распределенными, людей собирать на оперативки становится все труднее, показывать кому-то ход проекта по записям в гроссбухе неудобно, да и ни к чему. На смену этому подходу должно прийти что-то более современное, наглядное и интерактивное. Электронных систем управления проектами в корпоративном секторе существует много. Однако, для школы все они имеют существенный недостаток - высокая цена. Поэтому сегодня мы поговорим о том, как можно сделать систему управления образовательными проектами своими руками и бесплатно.

Прежде всего, нам понадобится таблица Google, которая будет для нас играть роль “электронного гроссбуха” - но доступного не только нам, но и всей нашей проектной команде. В столбцах таблицы укажем те дела, которые нужно сделать, тех, кто за них отвечают, сроки, в которые нужно это сделать, ссылки на документы, которые предстоит создать и отдельную графу - для утверждения выполненной работы.



После того, как мы распределим обязанности, нам нужно будет внести фамилии конкретных людей в столбец ответственных. Чтобы оптимизировать эту работу, установим во все ячейки столбца с фамилиями Проверку данных. В этом диапазоне допустимыми будут являться только значения, взятые из списка, в котором находятся наши исполнители.



Теперь нужно проследить, чтобы все участники нашего проекта подписались на изменения в таблице нашего проекта. Делается это в разделе Инструменты - Уведомления. Если проект срочный - стоит подписаться на мгновенные уведомления. Если время терпит - можно получать уведомления в виде ежедневной сводки.



Теперь укажем ответственных за выполнение задач, пользуясь выпадающим списком, который появился в наших ячейках после того, как мы поставили в нем проверку данных. В столбце Дата установим тип данных Дата - благодаря чему мы сможем выбирать даты для задач из всплывающего календаря.



В графе “статус” лучше всего поставить выпадающий список с помощью процедуры проверки данных. Можно просто написать там “Выполнено” - “Не выполнено”, мне же в таких простых случаях больше нравится ставить значок пустой ячейки или же ячейки, отмеченной галочкой.



Такой же выпадающий список поставим и в столбец Утверждено. Кроме этого, во избежание недоразумений, не лишним будет защитить этот диапазон и сделать его доступным для редактирования только директору - то есть лицу, которое будет контролировать выполнение заданий. Вот и все. Наша система управления проектами готова!