Архив Галактики

Метаданные. Электронные документы

Teleskop's Блог / 28.02.2016

При создании, открытии или сохранении электронных документов в них могут быть добавлены сведения, которые, возможно, не хочется делать публичными при распространении документов. Эти сведения являются метаданными.

В электронных документах метаданные можно разделить на два типа: метаданные документов и метаданные связанных объектов. Метаданные документов могут включать: имя пользователя, название компании или организации, имя компьютера, имя сетевого сервера или жесткого диска, на котором хранится документ, изменения документа, сведения о шаблоне, скрытый текст, примечания и др.
Метаданные связанных объектов – это те данные, которые присутствуют внутри добавленных в документ объектов: диаграмм, рисунков, фотографий и т.д.

Как просмотреть метаданные документов Microsoft Office
Из электронного документа можно извлечь дополнительную информацию, содержащуюся в метаданных.
Доступ к некоторым данным легко получить через стандартные инструменты Microsoft Office. Выделяем файл и в контекстном меню выбираем команду Свойства.
Получить метаданные из документов MS Office можно с помощью архиваторов.
Файл необходимо переименовать с расширением .zip.
Полученный ZIP файл распаковываем с помощью любого ZIP - архиватора. Например, можно для этих целей использовать программу 7-Zip.
7-Zip - это архиватор файлов с высокой степенью сжатия. Бесплатно и без регистрации архиватор можно скачать с официального сайта.
В папке распакованного документа после распаковки будут содержаться контейнеры с метаданными. В зависимости от типа документа, состав папок там будет отличаться.



Как удалить метаданные документов Microsoft Office
В Microsoft Office 2007-2010 имеется возможность подготовить документ к публикации, удалив из него всю лишнюю информацию, которую вы не планируете передавать.
Microsoft встроил в офисные приложения специальный инструмент - Инспектор документов
Office выбрать пункт "Подготовить" - "Инспектор документов".



Инспектор проверяет документ на наличие метаданных и удаляет из него выбранные категории.


Метаданные PDF-документов
Просмотреть информацию о PDF-документе можно с помощью команды Файл - Свойства. Показываются основные сведения о документе: заголовок, автор, тема и ключевые слова, которые могут быть заданы создателем документа в исходном приложении.

На официальном сайте компании Adobe содержится инструкция по работе с метаданными PDF-файлов в Acrobat X Pro и Acrobat X Standard со следующими разделами:
• Просмотр свойств документа
• Добавление описания к свойствам документа
• Создание свойств документа
• Редактирование метаданных документа
• Просмотр данных и метаданных объекта

Просматривать, редактировать, удалять метаданные можно не только стандартными средствами, но и с помощью специализированных программ.

Следует отметить, что в Российской федерации введён национальный стандарт по метаданным: "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Принципы. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 13.11.2008 n 310-ст) Настоящий стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими.

Настоящий стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в деловых процессах и различных ролей и типов метаданных, поддерживающих деловые процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими метаданными.
Организации должны установить, какие требования к метаданным, описанным в настоящем стандарте, являются необходимыми для определенной или для всех систем организации. Эти решения будут зависеть от:
a ) деловых потребностей;
b ) нормативной среды;
c ) рисков, которым подвержены деловые операции.
Источник