Архив Галактики

Форматирование текста с помощью макросов

Teleskop's Блог / 11.01.2016

На форуме "Уровень владения пакетом приложений Microsoft Office" Татьяна Владимировна Исакова подняла тему обработки документов в Microsoft Office.



Могу предложить решение проблемы форматирования текста и избавления от рутинных действий с помощью макросов. Кстати, использовать на достаточном уровне возможности офисного пакета Microsoft Office тоже научимся.
Макрос - это макрокоманда, содержащая последовательность действий, записанных пользователем. Запись производится с помощью встроенного в пакет Microsoft Office языка программирования - Visual Basic for Application(VBA). Подробнее о VBA писала в посте "Visual Basic for Applications для учебных проектов".

Макросы избавят нас от рутинного выполнения одних и тех же действий. Можно записать один раз все эти действия макрорекордером, а в дальнейшем только вызывать записанный макрос и он сделает за нас всю однообразную работу. Для использования макрорекордера и записи макроса не надо обладать никакими навыками программирования, так как не придётся писать ни строчки кода.
Самый простой способ создать макрос - воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать.
Создадим макрос для форматирования текста. Привожу пример для Microsoft Office 2007 с установленной надстройкой с классическим меню.

Подготовка к записи макроса
Прежде чем начать работать с макросами, необходимо разрешить их выполнение, так как по умолчанию они отключены.
Команда: Сервис → Безопасность макросов → Включить все макросы.



Запись макроса
Макрорекордер фиксирует все ваши действия. Это можно сравнить с записью на видеокамеру. Поэтому перед записью следует продумать требуемые операции, чтобы записать то, что действительно необходимо записать и в дальнейшем воспроизвести.
Команда: Сервис → Макрос → Запись макроса.
Перед записью можно задать имя записываемому макросу и назначить кнопку или сочетание клавиш, при нажатии которых этот макрос будет запускаться. Имя макроса не должно содержать пробелов, запятых, точек, двоеточий и т.п. Назовём наш макрос Format.
Во вкладке Макрос доступен для: выбираем Всех документов.



Можно назначить макрос кнопке. В открывшемся диалоговом окне выбираем вид кнопки и её расположение.



Нажимаем кнопку ОК. Начинается запись макроса.
Проделываем с текстом необходимые операции по форматированию. Задаём параметры, согласно предъявляемым к документам требованиям. Например, применила в макросе следующие параметры форматирования.
Цвет шрифта - черный. Размер шрифта (кегль) 14. Тип шрифта - Times New Roman. Полтора межстрочных интервала. Размеры полей: левое – 30 мм, правое – 20 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Включаем режим - выравнивание по ширине и автоматический перенос слов. Абзац (отступ) в тексте равен 1,25.
После проведения необходимых операций по форматированию текста прекращаем запись макроса.
Команда: Сервис → Макрос → Остановить запись.



После записи макроса запустить его можно разными способами.
Например, вызвать из меню: Сервис → Макрос → Макросы.
Если вы перед записью назначили макросу сочетание клавиш или кнопку, то вы также можете вызвать этот макрос и нажатием данного сочетания или кнопки.
Можно управлять созданными макросами.
Команда: Сервис - Макрос.



Создание макроса занимает считанные минуты, а в результате созданный макрос позволяет форматировать документ нажатием кнопки и существенно экономит время.