Архив Галактики

Сказ о том, как мы с технологиями Microsoft работу родительского комитета организовали

ОльгаИльченко's Блог / 04.08.2015

Уважаемые коллеги, добрый день!
Выполняю обещание - расскажу сегодня о том, как я организовывала деятельность родительского комитета с помощью программ Microsoft. Точнее о том, как я облегчила «жизнь» себе, родительскому комитету, классному руководителю и всем родителям нашего класса).

Последние три года я - бухгалтер и секретарь классного родительского комитета. Мои активности: финансовые расчеты и фиксация денежных потоков, обсуждение и организация классных мероприятий, последнее из которых - выпускной 11 класса, библиотека материалов родительских собраний (для тех родителей, кто не был и для тех, кто хотел бы освежить в памяти поручения и рекомендации классного руководителя и родительского комитета), архив фотографий и видео (медиатека) за 1-11 класс, оповещение родителей о мероприятиях и задачах.

Как только я стала секретарем-бухгалтером родительского комитета, сразу же решила, что все наши активности:
• не должны отнимать у меня много времени;
• должны быть максимально открытыми (вся информация должна быть доступна и прозрачна любому желающему) и технологии - это единственный способ обеспечить требуемое.

В течение этих трех лет в папке класса «Мой класс» мы, родители, фиксировали нашу классную жизнь - документами, фотографиями, обсуждениями… Так как разные документы в общем архиве класса были нужны разным людям и с разными целями:
• ознакомиться;
• загрузить или отредактировать документ;
• принять участие в обсуждении;
• загрузить фотографии, накопившиеся за школьные годы, в общую фотогалерею класса и т.д.,
то доступ к каждому документу (или папке с документами) я (или другие родители) давала согласно обстоятельствам – на просмотр, на редактирование.

Ниже - информация про программу, которую я активно использовала для организации деятельности родительского комитета.

OneDrive
One Drive - удаленное файлохранилище. Входит в состав Office 365, Office 2010, 2013. Также программу можно установить бесплатно с www.onedrive.com (установка требуется для быстрого входа) или работать в режиме он-лайн в персональном профайле на сайте www.onedrive.com.

В One Drive можно загружать документы любого формата (документы, презентации, архивы, фотографии), создавать папки с различным уровнем доступа пользователей (на просмотр - смотреть и скачивать можно, редактировать и удалить нельзя), на редактирование (в т.ч. редактировать и удалять). Загрузить файл можно, используя стандартные функции - (кнопка «Добавить»), а можно просто перетащить его мышкой с компьютера. Единственно, нельзя перетаскивать папки – рекомендую создать папку в One Drive (кнопки «Создать» - «Папку») и уже в нее перетаскивать файлы.
Также можно создавать документы сразу в One Drive (кнопка «Создать»- рис.1) и работать с ними в он-лайн режиме или сохранить на компьютер. С удаленным файлохранилищем можно работать с любого устройства, подключенного к Интернету (у меня это компьютер, планшет и телефон), при этом устройство может быть любого типа.


Рис 1. кнопка «Создать» в One Drive

Итак, мои шаги:
1. В удаленном файлохранилище OneDrive я создала папку «Мой класс», в ней - папку «Выпускной» (кнопки «Создать» - «Папку») и в ней создала (рис.2):
• Список детей, родителей и их контактные данные – документ Word (кнопки - «Создать» - «документ Word»). Права на доступ к этому документу есть только у классного руководителя и у родительского комитета (на документе правой мышкой – «Поделиться», скопировать ссылку или вбить е-мейлы респондентов);
• Папки с фотографиями 1-11 класс - доступ на редактирование у всех родителей и у классного руководителя (для того, чтобы загрузить фото-видео в папку надо просто перетащить ее с рабочего стола в OneDrive; ПАПКУ перетащить НЕЛЬЗЯ!);
• Документ Word со ссылками на фото, видео и публикации во внешних источниках (доступ на редактирование);
• Записная книжка OneNote - наша «база» для сбора и хранения всевозможных материалов, обсуждений, полезных ссылок и т.д. (доступ на просмотр у всех родителей; доступ на редактирование - у родительского комитета);
• Excel таблицу- финансовая ведомость поступлений-расходов (доступ на просмотр у всех родителей; доступ на редактирование - у родительского комитета).
Адрес папки я распечатала на листочке и раздала всем родителям, также адрес был отправлен родителям в смс-рассылке.

Я живу в Подмосковье, городок небольшой, поэтому мы с родителями встречались очно- или в школе после собрания или у кого-нибудь дома (на работе). Я приносила ноутбук или телефон (на обоих гаджетах у меня установлена Windows 8.1) и фиксировала все наши обсуждения и персональные задачи (поручения) в OneNote (рис.3).

После окончания встречи (или сразу после обсуждения, если был Интернет), я отправляла каждому участнику на почту список задач. Отметки о выполнении, свои вопросы-комментарии, каждый участник отмечал в общем документе OneNote.
В режиме совместной работы (при работе в OneNote, Excel или Word), каждый из участников видел, кто работает в текущий момент одновременно с ним (и на какой странице документа) - можно было оперативно общаться и решать вопросы (рис.4).


Рис. 2 Папка «Выпускной» в OneDrive


Рис.3 Протокол собрания Оргкомитета


Рис. 4 Excel онлайн

Если очные встречи неудобны участникам собрания, то для обсуждений онлайн можно использовать программу Skype for business (экс- Lynk) (позже опишу мой опыт использования этой программы для решения рабочих задач). Плюсы: к программе можно подключаться с компьютера или телефона (гаджет любой модели, можно подключиться через веб-браузер); можно демонстрировать рабочий стол или презентацию; можно записывать обсуждение, общаться мгновенными сообщениями, рисовать-писать на общей электронной доске.

Еще одна супер-полезная и легкая программа One Drive – это Excel опрос. За минуту(!) вы можете создать опрос или анкету, а также создать тесты для любых респондентов - родителей, детей, учителей… (кнопка «создать»-«Excel опрос»). Программа поддерживает 7 типов тестовых заданий.

Резюме. Описанную выше модель можно применить к любой предметной области (учебные проекты, работа методических объединений, факультативы и т.д.) и любой аудитории (любые участники учебного процесса) - было бы желание. Возможностей особенно и не требуется - периодический доступ к Интернету, любой гаджет (устройство) - от ПК до смартфона.

Резюме-резюме . Все мои «комитетные» мамы (а обычно в комитете одни и те же активные мамы от детсада до старшей школы) сказали мне, что последние три года «классной» работы были для них существенно облегчены технологиями. И ни одного вопроса по поводу наших (комитетных) планов или расходов за эти три года от родителей не было - все знали куда идти и где смотреть информацию.
Открыто. Понятно. Доступно. Информативно. Легко (всем).

Коллеги, жду ваших отзывов о том, была ли статья полезна (что интересно - о чем еще рассказать?) и ваших вопросов.
И - продолжение следует.
С уважением, Ольга