Архив Галактики

Автоматизированная рассылка писем

alexey.grabarnik's blog / 19.01.2013

Тема онлайн записи на курс поднималась уже не раз. Способов существует множество: от создания формы в Google до стандартного листочка, на котором ученики пишут свои контактные данные. В любом случае, у преподавателя в итоге имеется список с двумя колонками: имя и адрес электронной почты. Следующая задача - это автоматизация рассылки писем всем адресатам.

Многие преподаватели используют почту Gmail, поэтому и способ рассылки будет основан на ней. Итак, существуют две колонки: имя и адрес электронной почты. Задача состоит в том, чтобы программа (скрипт) брала имя из первой колонки, вставляла его в обращение (например: «Здравствуйте, Владимир!») и затем добавляла стандартное сообщение и подпись.

Для решения задачи предлагается использовать Gmail Mail Merge. Создателем является Digital Inspiration.
По ссылке необходимо загрузить лист и создать копию (Файл -> Создать копию).
Первая колонка – имя получателя, вторая – адрес электронной почты. На сайте также дано объяснение (на английском) о том, как пользоваться программой. Здесь укажу несколько важных особенностей:

1. Salutation (Приветствие): то поле, в которое программа вставляет имя из первой колонки. Я предпочитаю оставлять его пустым. Тогда письмо будет начинаться следующим образом:
«Владимир, »
Обратите внимание на то, что после приветствия программа ставит запятую.

2. Message Body (Тело письма): текст письма удобно писать через сайт. Визуальный редактор позволяет вставлять текст, а затем выделять части разными цветами, подчеркивать и т.д. После редактирования нажимайте на «Edit HTML», просто копируйте код и вставляйте в поле «Message Body».

3. «Attachment ID»: это опционное поле. Если Вы хотите приложить файл, который необходимо отправить, то просто загрузите его на диск и выделите номер (цифры и буквы после / ).

4. «BCC Yourself»: отсылать ли копию себе. Обычно я ставлю эту опцию, чтобы удостовериться, что все письма отправлены.

5. Когда все готово, нажимаете на вкладку "Mail Merge" вверху и затем на «Step 3: Start Mail Merge». В итоге напротив каждого получателя в колонке Status должен появиться «ОК».

Еще хочу добавить, что перед рассылкой я обычно тестирую каждое письмо на своем же адресе. Это позволяет увидеть неточности или ошибки, которые можно еще исправить. Если английская версия сложна для понимания и использования, у меня есть переведенная версия, ссылку на которую я могу выложить.
Жду Ваших комментариев и впечатлений от использования программы.

UPD: Каждое из писем отсылается только адресату, т.е. идет не общая рассылка, а индивидуальная. Соответственно, при ответе только изначальный отправитель получает письмо.