Архив Галактики

Логистика мероприятия с использованием ИКТ

tanya.podust / 29.06.2012

Большое событие, проводимое в сети или в реальном времени, требует высокого уровня организации. Немаловажную роль на этапе подготовки играют: информационное сопровождение, регистрация участников и общение с зарегистрированными участниками.

Наверное, уже мало кто собирает заявки неавтоматически, по крайней мере, используются гугл-формы. Но недавно я очень «удобно» регистрировалась на семинар Открытого университета Сколково и после сунула свой «варварин нос» в возможности системы.

Итак, добро пожаловать в офис компании TimePad, которая развивает одноименный Интернет-проект — сервис для организации событий и продажи электронных билетов (вам же и в принципе интересно посмотреть, как работает Бизнес-инкубатор НИУ ВШЭ? ;-))

Как регистрирующегося участника, меня порадовали быстрое заполнение формы, простой интерфейс, напоминалки на почту.

Сразу прикинула, что это удобная штука для проведения регистрации, когда количество участников жестко ограничено. Ссылка – адресная, регистрация может закрыться при наборе нужного числа участников.

Другие возможности увидела после регистрации и работы в системе.



1. Простые шаги создания Нового События.

• Описание: заголовок, подзаголовок, дата, адрес, афиша события, контактное лицо и т.д.
• Анкета регистрации: из обязательного - ФИ+электронная почта, из дополнительного – возможность опроса с разными вариантами вопросов.
• Настройка участия: платное или бесплатное, соответственно, далее разные действия.
• Публикация: определение типа события (публичное/по приглашению), публикация события.

• Тексты сообщений: после успешной регистрации (на экране и в письме на почту), при закрытии регистрации, за день до начала события. Порадовала возможность использования переменных для адресного обращения к участнику.
• Приглашение на почту участнику через встроенную функцию к мероприятию.
• Подтверждение/отказ в регистрации.

• Просмотр активностей по событию, в целом по организации. Регистрации по дням и количеству людей на мероприятие. Самостоятельная регистрация или приглашение. Статистика трафика.
• Управление режимами просмотра данных об участниках (полный, краткий).

• Продвижение события службой TimePad.
• Оформление покупки билетов на мероприятия как физическими, так и юридическими лицами (% с продаж, на основе дополнительного договора).

• организовать проверку билетов с помощью обычных ноутбуков/нетбуков;
• печатать бейджи участникам с помощью обычного принтера;
• собрать точную статистику по посещаемости вашего события;
• до 3 раз увеличить скорость работы стоек регистрации и избежать очередей.

• Общешкольное родительское собрание.
• Вечер встречи выпускников.
• Межшкольная/районная/городская… конференция/семинар/мастер-класс и т.п. для учителей.
• День открытых дверей.
• Школьная ярмарка...